Tijdregistratie met gezichtsherkenning of vingerafdruk lijkt snel, kaartloos en de definitieve oplossing tegen "inklokken voor een collega". Gezicht en vingerafdruk zijn echter biometrische gegevens en vallen in de Turkse wet nr. 6698 op de bescherming van persoonsgegevens (KVKK) onder een bijzondere categorie. Dit artikel legt uit waarom biometrie zorgvuldigheid vraagt en hoe u aanwezigheid kunt registreren zonder biometrische gegevens te verwerken. Het is algemene informatie, geen juridisch advies.

Waarom zijn biometrische gegevens zo gevoelig?

Een gestolen wachtwoord of kaart kun je vervangen, een gezicht of vingerafdruk niet. Een lek van biometrische gegevens is daarom een blijvend risico. De KVKK stelt strengere voorwaarden aan bijzondere persoonsgegevens en verwacht extra beveiligingsmaatregelen. Volgens het proportionaliteitsbeginsel is het bovendien meestal veiliger een minder ingrijpende methode te kiezen als die hetzelfde doel bereikt. Volg de actuele besluiten en richtsnoeren van de privacytoezichthouder en neem de beslissing met juridische ondersteuning.

Opties zonder biometrie

  • RFID-/NFC-kaart: veelgebruikt, snel en goedkoop. Een verloren kaart wordt geblokkeerd en vervangen. Zwak punt: de kaart kan worden doorgegeven.
  • Wisselende QR-code: een code die regelmatig verandert op het terminalscherm wordt gescand met de app op de telefoon van de medewerker; delen via een schermafbeelding wordt zo lastig.
  • Mobiele app met locatie: geschikt voor buitendienst en bouwplaatsen. Ook locatie is een persoonsgegeven; alleen gebruiken bij in- en uitklokken en beperkt tot het afgesproken gebied.
  • Pincode of kaart + pincode: een persoonlijke code naast de kaart ontmoedigt doorgeven.

Hoe voorkomt u dat kaarten worden doorgegeven?

  • Tourniquet: een tourniquet voor één persoon voorkomt dat meerdere mensen op één kaart passeren.
  • Momentopname bij passage: sommige systemen leggen bij het passeren een foto of kort fragment vast; dat wordt niet biometrisch vergeleken en alleen bij twijfel door een bevoegde bekeken. Ook dit is een persoonsgegeven: medewerkers informeren en een bewaartermijn vastleggen.
  • Regels en controle: het doorgeven van kaarten in het reglement opnemen en tegenstrijdigheden in rapporten (bijvoorbeeld een kaart op twee plekken tegelijk) regelmatig bekijken.

Als toch voor gezichtsherkenning wordt gekozen

Sommige bedrijven overwegen biometrie om veiligheidsredenen. Als algemeen kader zijn belangrijk:

  • medewerkers die biometrie niet accepteren een alternatief zoals een kaart bieden,
  • duidelijk en begrijpelijk informeren,
  • gezichtsgegevens zo mogelijk als template op het apparaat bewaren in plaats van als beeld, en centrale opslag beperken,
  • toegangsrechten, bewaar- en verwijdertermijnen schriftelijk vastleggen en gegevens van vertrokken medewerkers wissen,
  • de beslissing vóór de installatie met een juridisch adviseur nemen.

Overstappen van een bestaand systeem

Bij de overstap van vingerafdruk of gezicht naar kaarten hebben veel terminals al een kaartlezer; anders wordt een lezer toegevoegd of de terminal vervangen. De vaakst vergeten stap: het plannen en vastleggen van het wissen van oude biometrische templates uit apparaten en software.

Voor andere aandachtspunten zie onze keuzegids voor tijdregistratie, voor kosten ons artikel over prijzen van tijdregistratiesystemen.

Checklist vóór de installatie

  • Zijn doel en reikwijdte van het systeem schriftelijk vastgelegd?
  • Is vastgelegd waarom de gekozen methode de voorkeur kreeg boven minder ingrijpende opties?
  • Is de privacyverklaring voor medewerkers klaar?
  • Liggen bewaartermijn en verwijderwijze van de registraties vast?
  • Is bepaald wie toegang heeft tot de gegevens en welke rapporten ziet?
  • Hoe komen de gegevens in urenstaat- en salarissoftware?
  • Met welke stappen worden kaart en gegevens van een vertrekkende medewerker afgesloten?

Veelgestelde vragen

Is tijdregistratie met gezichtsherkenning verboden?

Het moet niet als op zich verboden worden gezien, maar omdat biometrische gegevens bijzondere persoonsgegevens zijn, gelden strengere voorwaarden. Laat vóór de installatie een juridische toets doen.

Valt een kaartsysteem ook onder de privacywet?

Ja. Ook in- en uitkloktijden zijn persoonsgegevens; regels voor informatie, toegang en bewaartermijn gelden ook hier. Het verschil is dat er geen biometrische gegevens worden verwerkt.

Kan ik mijn vingerafdruksysteem omzetten naar kaarten?

Meestal wel. Heeft de terminal een kaartlezer, dan kan een configuratiewijziging volstaan; anders wordt een lezer toegevoegd of de terminal vervangen. Plan ook het wissen van oude biometrische gegevens.

Wilt u samen de juiste methode voor uw bedrijf bepalen, bekijk dan onze pagina tijdregistratiesystemen en vraag een gratis offerte aan.