Системы учёта рабочего времени с распознаванием лиц или отпечатков выглядят быстрыми, бесконтактными и окончательным решением проблемы «отметки за коллегу». Однако лицо и отпечаток пальца — это биометрические данные, и в турецком законе № 6698 о защите персональных данных (KVKK) они относятся к особой категории. В статье объясняем, почему биометрия требует осторожности и как вести учёт без обработки биометрических данных. Материал носит общий характер и не является юридической консультацией.

Почему биометрические данные так чувствительны?

Украденный пароль или карту можно заменить, лицо или отпечаток — нет. Поэтому утечка биометрии создаёт постоянный риск. KVKK устанавливает для данных особой категории более строгие условия обработки и ожидает дополнительных мер защиты. Кроме того, по принципу соразмерности, если той же цели можно достичь менее инвазивным способом, его выбор, как правило, безопаснее. Следите за актуальными решениями и рекомендациями органа по защите персональных данных и принимайте решение с юристом.

Варианты без биометрии

  • Карта RFID / NFC: распространённый, быстрый и недорогой вариант. Утерянную карту блокируют и заменяют. Слабое место — карту можно передать другому.
  • Меняющийся QR-код: код, периодически обновляющийся на экране терминала, сканируется приложением в телефоне сотрудника — поделиться им скриншотом сложно.
  • Мобильное приложение с геолокацией: подходит для выездных сотрудников и стройплощадок. Местоположение — тоже персональные данные; использовать только в момент отметки и в пределах заданной зоны.
  • PIN-код или карта + PIN: личный код в дополнение к карте отбивает желание её передавать.

Как предотвратить передачу карт

  • Турникет: турникет с поштучным проходом не даёт нескольким людям пройти по одной карте.
  • Снимок при проходе: некоторые системы сохраняют фото или короткий фрагмент в момент прохода; он не используется для биометрического сопоставления и просматривается уполномоченным лицом только при подозрениях. Это тоже персональные данные — сотрудников нужно уведомить и задать срок хранения.
  • Правила и проверки: закрепить запрет передачи карт во внутренних правилах и регулярно разбирать несоответствия в отчётах (например, одна карта одновременно в двух местах).

Если всё же выбрано распознавание лиц

Некоторые компании рассматривают биометрию из соображений безопасности. В общем виде важно:

  • предложить сотрудникам, не согласным на биометрию, альтернативу, например карту,
  • ясно и понятно их проинформировать,
  • по возможности хранить данные лица как шаблон в самом устройстве, а не как изображения, и ограничить централизованное хранение,
  • письменно определить права доступа, сроки хранения и удаления, удалять данные уволившихся,
  • принимать решение с юристом до установки системы.

Переход с существующей системы

При переходе с отпечатков или лица на карты во многих терминалах уже есть считыватель; если нет — его добавляют или меняют терминал. Чаще всего забывают спланировать и задокументировать удаление старых биометрических шаблонов из устройств и ПО.

Другие критерии — в нашем руководстве по выбору системы учёта, стоимость — в статье о ценах на системы учёта рабочего времени.

Чек-лист перед установкой

  • Закреплены ли письменно цель и рамки системы?
  • Зафиксировано ли, почему выбран именно этот способ в сравнении с менее инвазивными?
  • Готово ли уведомление для сотрудников?
  • Определены ли срок хранения отметок и способ их удаления?
  • Определено ли, кто имеет доступ к данным и какие отчёты видит?
  • Как данные попадут в табель и зарплатную программу?
  • Какими шагами закрываются карта и данные уволившегося сотрудника?

Частые вопросы

Запрещён ли учёт времени по распознаванию лиц?

Не стоит считать его запрещённым как таковой, но биометрия относится к данным особой категории и подчиняется более строгим условиям. До установки нужна юридическая оценка.

Распространяется ли закон о защите данных на карточную систему?

Да. Время прихода и ухода — тоже персональные данные; правила уведомления, доступа и хранения действуют и здесь. Разница в том, что биометрические данные не обрабатываются.

Можно ли перевести систему по отпечаткам на карты?

В большинстве случаев да. Если в терминале есть считыватель карт, может хватить изменения настроек; иначе добавляют считыватель или меняют терминал. Удаление старых биометрических записей также нужно спланировать.

Чтобы вместе подобрать подходящий способ для вашей компании, посетите страницу систем учёта рабочего времени и запросите бесплатное предложение.