Zeiterfassungssysteme mit Gesichtserkennung oder Fingerabdruck wirken schnell, kartenlos und wie die endgültige Lösung gegen das „Stempeln für Kollegen“. Gesicht und Fingerabdruck sind jedoch biometrische Daten und gelten im türkischen Datenschutzgesetz Nr. 6698 (KVKK) als besondere Kategorie personenbezogener Daten. Dieser Beitrag erklärt, warum der biometrische Weg Sorgfalt verlangt und wie Zeiterfassung ohne biometrische Daten funktioniert. Er dient der allgemeinen Information und ist keine Rechtsberatung.

Warum sind biometrische Daten so sensibel?

Ein gestohlenes Passwort oder eine Karte lässt sich ersetzen, Gesicht und Fingerabdruck nicht. Ein Abfluss biometrischer Daten schafft daher ein dauerhaftes Risiko. Das KVKK knüpft die Verarbeitung besonderer Datenkategorien an strengere Voraussetzungen und erwartet zusätzliche Schutzmaßnahmen. Nach dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit ist es zudem in der Regel sicherer, eine weniger eingreifende Methode zu wählen, wenn sie denselben Zweck erfüllt. Verfolgen Sie die aktuellen Entscheidungen und Leitlinien der Datenschutzbehörde und treffen Sie die Entscheidung mit rechtlicher Unterstützung.

Optionen ohne Biometrie

  • RFID-/NFC-Karte: verbreitet, schnell und günstig. Verlorene Karten werden gesperrt und ersetzt. Schwachpunkt: Die Karte kann weitergegeben werden.
  • Wechselnder QR-Code: Ein in Abständen wechselnder Code auf dem Terminal wird mit der App auf dem Mitarbeiterhandy gescannt – das erschwert das Teilen per Screenshot.
  • Mobile App mit Standort: geeignet für Außendienst und Baustellen. Auch der Standort ist ein personenbezogenes Datum; nur beim Ein- und Ausstempeln und auf den festgelegten Bereich begrenzt nutzen.
  • PIN oder Karte + PIN: Ein persönlicher Code zusätzlich zur Karte schreckt vom Weitergeben ab.

Wie verhindert man das Weitergeben von Karten?

  • Drehsperre: Eine Drehsperre für Einzelpersonen verhindert, dass mehrere Personen mit einer Karte durchgehen.
  • Momentaufnahme beim Durchgang: Manche Systeme speichern beim Durchgang ein Foto oder einen kurzen Clip; er wird nicht biometrisch abgeglichen und nur im Verdachtsfall von Berechtigten geprüft. Auch das sind personenbezogene Daten – Beschäftigte informieren und Speicherdauer festlegen.
  • Regeln und Kontrolle: Kartenweitergabe in den Verhaltensregeln festhalten und Unstimmigkeiten in Berichten (z. B. eine Karte gleichzeitig an zwei Orten) regelmäßig prüfen.

Wenn dennoch Gesichtserkennung gewählt wird

Manche Betriebe ziehen aus Sicherheitsgründen Biometrie in Betracht. Als allgemeiner Rahmen gilt:

  • Beschäftigten, die Biometrie ablehnen, eine Alternative wie eine Karte anbieten,
  • klar und verständlich informieren,
  • Gesichtsdaten möglichst als Template auf dem Gerät statt als Bild speichern und zentrale Speicherung begrenzen,
  • Zugriffsrechte, Aufbewahrungs- und Löschfristen schriftlich festlegen und Daten ausgeschiedener Mitarbeitender löschen,
  • die Entscheidung vor der Installation mit rechtlicher Beratung treffen.

Umstieg vom bestehenden System

Beim Wechsel von Fingerabdruck oder Gesicht auf Karten haben viele Terminals bereits einen Kartenleser; sonst wird ein Leser ergänzt oder das Terminal getauscht. Der am häufigsten vergessene Schritt: die Löschung der alten biometrischen Templates aus Geräten und Software zu planen und zu dokumentieren.

Weitere Kriterien finden Sie in unserem Leitfaden zur Auswahl der Zeiterfassung, Kosten im Beitrag Preise für Zeiterfassungssysteme.

Checkliste vor der Installation

  • Sind Zweck und Umfang des Systems schriftlich festgelegt?
  • Ist dokumentiert, warum die gewählte Methode im Vergleich zu weniger eingreifenden Optionen gewählt wurde?
  • Liegt die Datenschutzinformation für die Beschäftigten vor?
  • Sind Speicherdauer und Löschverfahren der Zeitdaten festgelegt?
  • Ist definiert, wer auf die Daten zugreift und welche Berichte sieht?
  • Wie gelangen die Daten in Stundenabrechnung und Lohnsoftware?
  • Mit welchen Schritten werden Karte und Daten ausscheidender Mitarbeitender geschlossen?

Häufige Fragen

Ist Zeiterfassung per Gesichtserkennung verboten?

Sie sollte nicht als grundsätzlich verboten betrachtet werden; da biometrische Daten aber besonders schützenswert sind, gelten strengere Voraussetzungen. Vor der Installation ist eine rechtliche Prüfung nötig.

Unterliegt auch ein Kartensystem dem Datenschutz?

Ja. Auch Kommen- und Gehen-Zeiten sind personenbezogene Daten; Informations-, Zugriffs- und Aufbewahrungsregeln gelten auch hier. Der Unterschied: Es werden keine biometrischen Daten verarbeitet.

Kann ich mein Fingerabdrucksystem auf Karten umstellen?

Meistens ja. Hat das Terminal einen Kartenleser, kann eine Konfigurationsänderung genügen; sonst wird ein Leser ergänzt oder das Terminal ersetzt. Die Löschung alter biometrischer Daten ist mitzuplanen.

Um gemeinsam die passende Methode für Ihren Betrieb zu finden, besuchen Sie unsere Seite Zeiterfassungssysteme und fordern Sie ein kostenloses Angebot an.